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J'ORGANISE UNE SESSION EN réGION

Information pour les membres de la Communauté de l'Emmanuel

Vous trouverez sur cette page :
– des conseils pour communiquer sur votre session
– des outils et du contenu pour construire votre session
– des conseils pratiques et juridiques

Cette page est mise à jour au fur et à mesure.
N’hésitez pas à la consulter régulièrement.

LANCER UNE session en région

C’est à chaque responsable de province ou responsable de session en région de référencer sa session.

Chaque province peut organiser une session dans sa région. Le discernement se fait avec les responsables de province en lien avec le comité de coordination des sessions.

Il est demandé aux organisateurs d'une session en région de créer votre session sur le site internet de la communauté.

Créer votre session

Cela vous permet d'enregistrer des pré-inscriptions sans règlement. Vous collectez ainsi les adresses mails des personnes intéressées par votre session. Vous pourrez alors les recontacter pour leur donner de plus amples informations sur votre session. (La pré-inscription à une session en région sur le site de la communauté est gratuite.)

Si vous souhaitez demander aux préincrits de confirmer leur inscription en payant des frais d'inscription avant la session, il vous faut monter un formulaire d'inscription avec paiement sur HelloAsso, Weezevent ou billetweb.

Sinon, vous pouvez simplement collecter des frais d'inscription sur place. 

La gestion financière d'une session en région est sous l'entière responsabilité des provinces (et donc des associations EMMA régionale). Vous est donc légitime pour demander aux participants une contribution aux frais via des frais d'inscription (voir question suivante).

Il est demandé aux sessions en région une contribution aux besoins missionnaires généraux de la communauté. Cela peut se faire via une quête organisée auprès des participants pendant la session ou directement via l'inscription en ajoutant un montant de 10€ par adulte.

Oui, vous pouvez solliciter une participation ou des frais d’inscription pour couvrir les frais engagés liés à l’organisation de la session.

Si vous sollicitez une participation ou des frais d’inscription, il faut que ces frais soient collectés par l’association EMMA régionale directement.

A défaut, l’assurance RC dont bénéficie l’association régionale EMMA ne pourra pas s’appliquer.

Attention toutefois, comme mentionné ci-dessus, la vente de forfaits touristiques n’est pas incluse dans les garanties d’assurance.

Vendre un forfait touristique c’est proposer à la vente, de manière combinée, au moins deux types différents de services de voyage parmi notamment :

  • Le transport,
  • L’hébergement,
  • Tout autre service touristique, pour ce même voyage notamment la nourriture si celle-ci représente au moins 25 % de la valeur de la combinaison, et qu’elle est annoncée comme étant une caractéristique essentielle de la combinaison;

Ainsi, l’association EMMA régionale ne peut pas proposer à la vente de package combiné incluant l’hébergement et la nourriture. Ce type de séjour risquerait ainsi d’être qualifié de forfait touristique, alors que la vente de tel forfait n’est pas une activité couverte par la police RC dont elle bénéficie.

En revanche, si je ne propose pas de logement à la vente, l’association organisatrice peut tout à fait proposer la vente de repas.

Qui peut vous aider à organiser votre session ?

– Pour réfléchir sur l’opportunité d’organiser une session, contactez en premier vos responsables de province. Pour une aide au discernement, vous pouvez contacter Estelle et Hubert de Torcy.

– Pour des questions de communication, contactez Flore Barbet-Massin.

– Pour des questions concernant les sessions pour les enfants, contactez Emmanuel Kids.

– Pour tout autre question, merci de contacter Guillemette Delahaye, secrétaire du délégué du modérateur pour la France.

Petit Point sur la communication

Si vous “déclarez” votre session en région, elle apparaîtra sur la page ci-dessous.

Via Emmanuel Actualités, les réseaux sociaux et des emailings auprès des personnes inscrites ces dernières années aux sessions d’été de Paray, nous ferons connaître les différentes propositions de sessions afin qu’elles puissent rejoindre vos sessions propositions.

En revanche, la réglementation pour la protection des données ne nous permet pas de vous fournir directement la liste des participants aux sessions des années précédentes.

Pour réaliser vos affiches et tracts d’invitations, nous mettons à votre disposition le logo, ainsi que les modèles de tracts sur Canva.

Canva.com est un site internet de mise en page de tracts et affiches. Il est gratuit dans sa version de base, très intuitif et utilisable par tous. Il suffit de vous créer un compte puis de cliquez sur le lien ci-dessous pour importer notre modèle d’affiche. Nous vous proposons 3 modèles d’affiche que vous pouvez personnalisé comme vous le souhaitez. Vous pouvez ensuite le télécharger au format de votre choix : .jpg pour une diffusion par mail et réseau sociaux ou pdf pour une version à imprimer.

Nous vous invitons à utiliser les codes couleurs suivants : JAUNE #FAB327, ROUGE #E83B4D, BLEU #1A3156

Retrouvez ici les modèles de tracts et d'affiches pour l'été 2024 !

Petit point Juridique

Les associations régionales de la communauté sont assurées en responsabilité civile via l’assurance souscrite par EUROPSERVEM pour ses membres dont font partie les associations régionales EMMA.

La police garantit les conséquences pécuniaires de la responsabilité de votre association et de ses préposés en raison de dommages corporels, matériels et immatériels, causés aux tiers et imputables à l’activité de l’association.

Exemple de dommages couverts :

  • Dommage survenu dans le lieu loué et causé par un participant ou bénévole en service
  • Accident d’un participant ou bénévole en service survenant pendant la session

Attention, ne sont notamment pas couverts par la garantie :

  • Certaines activités physiques (accrobranche, Canoë …)
  • La vente de forfait touristique (cf. ci-dessous point n°4)

Si vous avez le moindre doute, vous pouvez consulter le service juridique de la Communauté à l’adresse email suivante : cbordes@europservem.fr

Un guide juridique est téléchargeable juste au dessus de ces questions réponses.

A la survenance ou à la constatation d’un sinistre :

  • Faire un constat,
  • Prendre des photos,
  • Noter le nom et les coordonnées des personnes présentes.

Déclarer le sinistre dans les 5 jours au Service juridique (Cécile Bordes- cbordes@europservem) qui effectuera la déclaration auprès de l’assurance en joignant la copie du constat amiable, et en décrivant  précisément les circonstances du sinistre : 

  • Présentation du sinistre et de ses circonstances : date, heure, lieu, personnes présentes, nature du sinistre,
  • Personne de référence pour suivre l’évolution du sinistre,
  • Toutes autres informations importantes : type de prise en charge des secours (s’il y a lieu), travaux réalisés et tout autre élément complémentaire éclairant.

Par la suite, et dès que possible, adresser au Service juridique le devis de réparation

DES outils pour votre session

Emmanuelkids proposera des kits pour animer vos sessions enfants. 

Emmanuelplay proposera une de nouveaux parcours en plus de ceux qui sont déjà disponibles. 

La Librairie de l’Emmanuel proposera une sélection de livres pour les sessions en région. Vous pourrez demander un dépôt auprès la librairie de l’Emmanuel ou d’un libraire religieux près de chez vous.  

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SAJE peut vous soutenir dans l’organisation de votre session en vous proposant une projection d’un ou plusieurs films de SAJE Distribution  destination des enfants ou des adolescents de votre groupe.

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Les sessions en région peuvent être l’occasion de faire goûter aux participants la joie de l’évangélisation. Une opération simple à monter peut être d’offrir L’1visible dans le quartier où a lieu la session, et en invitant par exemple à la veillée.
Si vous êtes sur un lieu touristique, c’est encore mieux : vous pouvez les distribuer très largement !
Pour commander des exemplaires, rendez-vous sur http://l1visible.com/boutique/ ou envoyez directement un mail à contact@l1visible.com