Assistant(e) administratif/ve comptable

La Communauté de l’Emmanuel recrute un(e) assistant(e) administratif/ve comptable dédié(e) au service des ministres ordonnés et séminaristes. Poste en CDI basé à Paris 13ème.

Contexte : La création de l’Association de la Communauté de l'Emmanuel Cléricale (ACCE), l’extension géographique et la diversité croissante des acteurs et des missions pastorales du «Service des Ministres Ordonnés et des Séminaristes» rendent l’exercice de la responsabilité de son gouvernement de plus en plus lourd et complexe. La maîtrise d’un dialogue coordonné et documenté avec toutes les instances impliquées pour consultation, délibération ou décision dans cette responsabilité, pour en assurer la cohérence et la pertinence, nécessite une assistance particulière. Celle-ci est assurée par un poste permanent d’assistante en relation immédiate et personnelle avec le Responsable des ministres ordonnés et séminaristes (RMOS) pour la mise en œuvre de ses responsabilités pastorales et administratives, en lien avec le Modérateur général. Elle est actuellement renforcée par un chancelier. Il est nécessaire qu’elle soit soutenue par un secrétariat administratif et comptable dédié.

Mission : Sous la responsabilité de l’assistante du Responsable des ministres ordonnés et séminaristes, l’assistant administratif et comptable assure les besoins du service dans la mise en œuvre de ses responsabilités en matière de mobilité, d’information et de contacts selon une répartition des tâches faites avec l’assistante dont elle appuie l’action.

Tâches : (Ces tâches sont données à titre indicatif et restent subordonnées à la mise en place progressive de l’ACCE)

Administratif :

• Administrer les déplacements du responsable et de ses délégués de zone, et des prêtres ;
• Aide au niveau de la gestion des relations institutionnelles : diocèses, Vatican ;
• Assurer la gestion du courrier ;
• Assurer l’organisation matérielle des différentes rencontres et réunions (salle et moyens associés, repas, gestion des déplacements et des logements) ;
• Participer à l’élaboration des conventions lors des changements de mission et de leur suivi ; relation avec certains diocèses
• Aider et anticiper les changements de mission ;
• Classement des différents dossiers
• Etablir des fiches individuelles au moment des nominations
• Soutien du délégué à la formation et des délégués du RMOS des différentes zones

Comptabilité :

• Préparation du budget service prêtres, en lien avec le Modérateur général
• Lien très régulier avec la Comptabilité de Paray
• Suivi de la gestion des messes
• Suivi de prêtres / diocèse-compta / les 5 zones
• Note de frais, factures, notes de débit de l’ensemble du service
• Suivre les assurances à la rentrée de septembre
• Dossier à monter pour les demandes de visa
• Suivi avec les diocèses des facturations
• Lien avec le service recherche de fonds (courriers, mails…)
• Etablir un journal chronologique des notes de frais et factures
• Elaborer et suivre l’échéancier de règlements ou demandes de virement pour des soutiens de prêtres ou séminaristes

Communication :

• Mise à jour importante chaque année
• Extraction permanente de diverses listes

Activités planifiées

• Mensuel : organisation matérielle des comités ;
• Trimestriel : organisation matérielle des conseils de l’Association cléricale
• Annuel : Construction du budget prêtres en lien avec l’assistante du RMOS
• En soutien de l’assistante du RMOS, gestion évènements.

Compétences requises

• Maîtrise de Word/Excel/Outlook, éventuellement PowerPoint
• Bonne maîtrise des outils et des techniques de communication (Internet, informatique)
• BTS secrétariat ou assistante de direction
• Expérience professionnelle requise
• Anglais parlé et écrit

Impératifs

• Bonne connaissance de la Communauté de l’Emmanuel et de la Fraternité de Jésus
• Respecter la confidentialité des informations traitées et/ou communiquées
• Disponibilité
• Capacité à travailler en équipe
• Adaptabilité et discrétion
• Anticipation

CV et lettre de motivation à adresser au service RH de la Communauté de l'Emmanuel.